Check-in-Informationen für Feriengäste richtig formulieren
Eine klare Struktur für Anreisenachrichten, die Gäste sicher zur Unterkunft und zum Schlüssel führt.
Eine gute Check-in-Nachricht führt den Gast Schritt für Schritt von der Anreise bis in die Unterkunft. Sie sollte kurz genug zum schnellen Erfassen und vollständig genug sein, damit keine Rückfrage nötig wird.
Empfohlene Reihenfolge
- Adresse und eindeutiger Name der Unterkunft
- frühester Check-in und mögliche Absprache
- Anfahrt, Parkplatz oder nächster Halt
- Schlüsselübergabe, Schlüsselsafe oder persönlicher Empfang
- Wohnung, Etage und erkennbare Orientierungspunkte
- Kontaktmöglichkeit bei Problemen
Konkrete Formulierungen statt unklarer Hinweise
„Der Eingang befindet sich links neben der Bäckerei“ ist hilfreicher als „Eingang auf der linken Seite“. Nennen Sie bei einem Schlüsselsafe genau dessen Position und erklären Sie in wenigen Schritten, wie er geöffnet und wieder verschlossen wird.
Sensible Angaben zum richtigen Zeitpunkt senden
Zugangscodes sollten nicht unnötig früh oder öffentlich bereitgestellt werden. Senden Sie individuelle Daten über einen geeigneten, geschützten Kommunikationsweg und ändern Sie Codes regelmäßig, sofern das verwendete System dies ermöglicht.
Mit Vorlagen aus dem UnterkunftsPilot können wiederkehrende Check-in-Informationen strukturiert vorbereitet werden. Ergänzende Hinweise bleiben im digitalen Gästeguide jederzeit auffindbar.
Check-in-Nachricht in zwei Ebenen aufbauen
Die erste Ebene beantwortet nur die unmittelbar nötigen Fragen: Wo muss der Gast hin, ab wann ist der Zugang möglich und wie funktioniert die Schlüsselübergabe? Alles Weitere kann über einen Gästeguide oder eine zweite Nachricht erreichbar sein. Das reduziert die Gefahr, dass ein Zugangscode zwischen langen Hinweisen übersehen wird.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Datum und früheste Anreisezeit?
- Ist die Adresse vollständig und eindeutig?
- Sind Parkplatz und Hauseingang auch im Dunkeln auffindbar?
- Ist die Kontaktmöglichkeit für Probleme klar?
- Werden sensible Zugangsdaten nur so früh wie nötig versendet?
Besonders hilfreich ist ein eigener Testlauf: Folgen Sie Ihrer Nachricht einmal Schritt für Schritt vom Parkplatz bis in die Unterkunft. Unklare Übergänge fallen dabei schnell auf.